Versión: 1
Fecha: 2025/09/24
TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS 

CONTENIDO

1. Introducción
2. Objetivo de la política de tratamiento de datos
3. Normatividad
4. Ámbito de aplicación
5. Principios fundamentales
6. Deberes de TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS en el tratamiento de datos personales
7. Derechos del titular de datos personales
8. Finalidad de la Recolección de Datos Personales
9. Procedimiento para Ejercer los Derechos
10. Vigencia y Modificaciones

1.Introducción

TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS  domiciliada en la ciudad de Bogotá en la carrera 46 165 19 piso 1, con dirección electrónica www.tsinc.com.co, teléfonos 3163267738, 3182151533 y correos electrónicos ceo@tsinc.com.co, luciaherrera@tsinc.com.co, garantiza la protección de los derechos de Hábeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas sus actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

2. Objetivo de la Político de tratamiento de datos

El objetivo de esta política es establecer los principios, derechos, obligaciones y procedimientos que TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS aplicará en el tratamiento de los datos personales de sus titulares ya sea clientes, empleados, proveedores, entre otros. Esta política busca garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como cualquier otra norma que las modifique o complemente, logrando de esta forma fortalecer la confianza de los titulares de la información personal cuando aquellos entreguen sus datos personales.

3. Normatividad

• El Artículo 15º de la Constitución Política de Colombia establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.1

• En el año 2008 se expidió la Ley Especial de Hábeas Data2, que regula lo que se ha denominado como el “habeas data financiero”, es decir el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Esta ley considera titular de la información tanto a las personas naturales como las jurídicas.
• En octubre de 2012 se expidió la Ley 1581, “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Habeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia. Así, cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que se ha recolectado de sí mismo en cualquier base de datos o archivo, sea administrado por entidades privadas o públicas.

4. Ámbito de Aplicación

Esta política se aplica a todo el tratamiento de datos personales y bases de datos que realice TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS, ya sea de forma manual o automatizada, y cubre a todas las personas que suministren información personal a la empresa, en cualquiera de sus canales.

5. Principios Fundamentales

TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS se compromete a respetar y aplicar los siguientes principios los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos se regirá por las leyes colombianas.

• Principio de finalidad: Los datos se recolectarán con fines específicos y legítimos, los cuales serán informados al titular.

• Principio de libertad: La recolección de datos requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Principio de veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada y verificable.

• Principio de transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos estará limitado a su finalidad y a las personas autorizadas.

• Principio de seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información y evitar su alteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

• Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento, la cual debe ser comunicada al titular. En consecuencia, los datos que se solicitan deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esa finalidad del Tratamiento

• Principio de temporalidad o caducidad: El periodo de conservación de los datos personales será aquel necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere esta Ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

6. Deberes de TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS en el tratamiento de datos personales

• Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información personal de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Derechos del titular de datos personales

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Finalidad de la Recolección de Datos Personales

Los datos personales recolectados por TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS serán utilizados para las siguientes finalidades, las cuales se informarán al momento de solicitar el consentimiento:

• Clientes: La información de los clientes personas naturales y Representantes Legales de los clientes personas jurídicas será tratada manual y automáticamente con la finalidad de administrar la relación entre TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS y el cliente, y particularmente para:
  • • • Permitir la perfección de la relación comercial que lo vincula con TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS Realizar actividades comerciales con aliados, lo que puede implicar verificación y consulta, de información financiera, crediticia o comercial con los operadores de bancos de datos o centrales de riesgo, para verificar el riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.
      • Permitir la ejecución del objeto comercial contratado, y cumplimiento de las obligaciones contraídas por TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS.
      • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual, lo que puede incluir la realización de actividades de cobro adelantadas directamente por la empresa organización o a través de un tercero que la realice a nombre de la empresa o a su propio nombre.
      • Realizar reportes o actualizaciones de información financiera, crediticia o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de riesgo.
      • Atender posventas y solicitudes de garantía.
      • Realizar evaluación de calidad a los servicios, así como estudios para estadísticas y análisis de tendencias del mercado.
      • Realizar invitaciones a eventos programados por la empresa.
      • Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacional e Internacional relacionadas con Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo.
      • Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
      • Realizar actos de promoción y publicidad de los servicios de TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS así como de los terceros que formen parte del Grupo Empresarial y de aliados comerciales con acuerdo vigente, para la prestación de servicios complementarios o conexos a los ofrecidos por Prosegur Vigilancia y Seguridad Privada.
      • Datos personales sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales y debidas diligencias relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
      • Datos personales sensibles como la voz e imagen captada en teleconferencias o reuniones virtuales, serán tratados con la finalidad registrar la realización de eventos en general.
      • Mantener comunicación a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea o de cualquier otro medio de comunicación, que permita mantener una eficiente comunicación.
      • Envío de ofertas comerciales, concertación de visitas, realización de acciones de fidelización, atención de reclamaciones
      • Contacto con los funcionarios del cliente previamente autorizados, dentro del árbol de decisión de reporte de situaciones de peligro o emergencia en los servicios de video vigilancia o monitoreo.
      • Realizar los registros contables que obliga la ley.
      • Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
      • Circulación de la información por Transmisión y/o transferencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 8.4.1 de la presente Política.
      • Realizar proyectos de automatización de procesos de negocio para mejorar los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
      • Cumplir las obligaciones a cargo de la empresa, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
      • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de clientes corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial del cliente, información socioeconómica por solicitarse copia del RUT y datos relacionados con sus intereses para permitir la prestación de los servicios ofertados por la empresa organización.

Dicha información personal será conservada por el tiempo que se encuentre vigente la relación comercial o contractual entre TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS. y el cliente.

• Empleados: La información de los trabajadores será tratada manual y automáticamente con la finalidad de administrar la relación laboral entre TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS. y el trabajador o colaborador para:

• • • • Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
      • Gestionar el pago de la nómina y la seguridad social, lo que puede incluir realizar registros en portales bancarios.
      • Entregar dotación al trabajador.
      • Ejecutar y evidenciar la participación del trabajador en entrenamientos, actividades, talleres, capacitaciones y plan de formación.
      • Adelantar procedimientos disciplinarios.
      • Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
      • Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la empresa y de correos electrónicos.
      • Mantener comunicación a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea o de cualquier otro medio de comunicación.
      • Evaluar el desempeño, las habilidades y competencias en el desarrollo de las funciones diarias.
      • Realizar las actividades programadas por bienestar para mejorar el clima laboral;
      • Realizar los registros contables que obliga la ley.
      • Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacional e Internacional relacionadas con Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo.
      • Adelantar procesos de calificación de origen y porcentaje de pérdida de capacidad laboral en los cuales sea parte el trabajador(a).
      • Presentar solicitudes y trámites pensionales.
      • Contactar a familiares en casos de emergencia.
      • Emitir certificados laborales y brindar referencias laborales a quien las solicite.
      • Datos personales sensibles como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar el ingreso a las instalaciones de la empresa, velar por la seguridad, y promover ambientes de trabajo sanos, en algunos servicios prestados se grabará al trabajador, como, pero sin limitarse a: Ojo de Halcón; Actividad de video supervisión (CCTV), Vision cloud, Seguridad Privada, Confort y otros de llegase a necesitar; y serán tratados con la finalidad de cumplir las condiciones contractuales pactadas con los clientes dentro del servicio contratado y las actividades inherentes a las labores del cargo.
      • Datos personales sensibles como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad de realizar la documentación del personal con carné, conservar soporte de las actividades recreativas o culturales y de bienestar, registro de la temperatura al ingresar a las instalaciones, así como realizar publicaciones internas o externas, como en la página web o redes sociales de la empresa y las actividades inherentes a las labores del cargo.
      • Datos personales sensibles como la voz e imagen captada en teleconferencias, celular corporativo o reuniones virtuales, serán tratados con la finalidad registrar la realización de eventos en general y las actividades inherentes a las labores del cargo.
      • Datos personales sensibles como la voz captada en llamadas de call center (telemarketing), serán tratados con la finalidad de llevar un registro de la calidad de las funciones prestadas por los trabajadores, y permitir su consulta posterior.
      • Datos personales sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
      • Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir los protocolos de bioseguridad por emergencias sanitarias y por pandemias.
      • Realizar comunicaciones de carácter comercial acerca de la empresa o del grupo empresarial al que pertenece.
      • Realizar perfilados y actividades de analítica predictiva con objeto de estudiar y predecir comportamientos y mejorar la productividad de la empresa.
      • Realizar proyectos de automatización de procesos de negocio para mejorar los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
      • Circulación de la información por Transmisión y/o transferencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 8.4.1 de la presente Política.
      • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de trabajadores corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación, datos relacionados con la historia laboral y experiencia profesional del trabajador, e información socioeconómica. Para el caso de los trabajadores, la información personal que soporte el SG-SST será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a lo ordenado por la Resolución 312 de 2019, y la información de la historia laboral relacionada con contribuciones a parafiscales y seguridad social en general, será almacenada por el termino de ochenta (80) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información.

• Proveedores: La información de los proveedores o contratistas será tratada manual y automáticamente con la finalidad de administrar la relación contractual entre TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS y el proveedor o contratista, y particularmente para:
  • • • Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores.
      • Desarrollar el proceso de evaluación y selección de proveedores.
      • Verificar antecedentes disciplinarios, fiscales y/o penales, así como la inclusión del proveedor en listas de riesgos o listas restrictivas.
      • Consultar y/o verificar su información en listas de control Nacional e Internacional relacionadas con Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo.
      • Formalizar y cumplir con la documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
      • Permitir la perfección de la relación comercial que lo vincula con TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS., lo que puede implicar el trato de datos de carácter sensible en la suscripción o reconocimiento de documentos en los que se proporcione huella.
      • Permitir la ejecución del objeto comercial contratado, y cumplimiento de las obligaciones contraídas por TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS Gestionar los pagos a que haya lugar por la prestación de servicios o suministro de bienes, lo que puede incluir realizar registros en portales bancarios.
      • Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
      • Requerir en caso de aclaraciones, garantías o auditorias.
      • Evaluar la calidad de los servicios teniendo en cuenta los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
      • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la empresa y sus Proveedores y Contratistas.
      • Datos personales sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
      • Datos personales sensibles como la voz e imagen captada en teleconferencias o reuniones virtuales, serán tratados con la finalidad registrar la realización de eventos en general y permitir su posterior consulta y difusión interna o externa al público en medios de comunicación.
      • Realizar los registros contables que obliga la ley.
      • Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
      • Cumplir las obligaciones a cargo de la empresa, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
      • Realizar comunicaciones de carácter comercial acerca de la empresa o del grupo empresarial al que pertenece.
      • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de proveedores y contratistas corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio para permitir la prestación del servicio o adquisición de productos por parte de TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS. Dicha información personal será conservada por el tiempo que se mantenga vigente la relación comercial o contractual entre TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS.

• Visitantes del sitio web: La información de los visitantes del portal web de la empresa y landings comerciales, quienes proporcionen sus datos a través de los formularios dispuestos por la empresa, será tratada manual y automáticamente con las siguientes finalidades:

1. 1. 1. • Atender a las inquietudes y solicitudes presentadas.
         • Formalizar la inscripción y registro en la empresa como posible cliente.
         • Realizar actos de promoción y publicidad de los servicios de TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS., Aliados Estratégicos con convenio vigente; así como enviar información de interés.

La información recolectada de visitantes corresponderá principalmente a datos de identificación, datos relacionados con la profesión o el oficio y datos de ubicación y de contacto. Dicha información personal será conservada por seis (6) meses contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

9. Procedimiento para Ejercer los Derechos

El titular puede ejercer sus derechos de forma gratuita y en cualquier momento, enviando una solicitud escrita a los correos electrónicos ceo@tsinc.com.co,  luciaherrera@tsinc.com.co o a la dirección física Carrera 46 165 19 piso 1. La solicitud debe contener:

• Nombre completo y número de identificación del titular.
• La descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Los documentos que soportan la solicitud.
• La dirección física o electrónica para notificaciones.

El tiempo de respuesta a las solicitudes será el establecido por la ley.

10. Vigencia y Modificaciones

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su publicación y se mantendrá vigente mientras TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS ejerza su actividad. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de los canales de comunicación habituales de la empresa.

TECHNOLOGY AND SYSTEMS INDUSTRIES SAS
NIT: 901078983-9
Dirección: Carrera 46 165 19  piso 1
Correo electrónico: ceo@tsinc.com.co, luciaherrera@tsinc.com.co
Teléfono: 3182151533